Det er ikke kun i politiet, at medarbejdernes mails bliver fjernet fra systemet efter 30 dage.
Derfor er det heller ikke kun Tibet-kommissionen, der er blevet forhindret i at komme til bunds i en sag.
Også Skattesagskommissionen og Statsløsekommissionen har oplevet problemer med, at myndighederne har slettet mails, inden de overhovedet er kommet i gang med at undersøge sagerne.
Da Skattesagskommissionen i 2012 gik i gang med at undersøge, om Skatteministeriets daværende top med skatteminister Troels Lund Poulsen (V) i spidsen har forsøgt at påvirke Skat Københavns behandling og afgørelse af S-leder Helle Thorning-Schmidts (S) og hendes mand Stephen Kinnocks skattesag, oplevede kommissionsformand Lars E. Andersen, at mails manglede.
- Når vi kigger på det, vi fik ind, så kunne vi se, at der var noget, der var slettet, siger Lars E. Andersen, der er landsdommer:
- Vi gik dokumenterne igennem og fandt ud af, at vi også var interesserede i at se, hvad der lå af mails i forhold til de personer, som vi havde bestemt os for at afhøre. Så vi afhentede det her materiale og gennemgik det. Og vi kunne se, at der var medarbejdere, der ikke havde slettet noget eller i hvert fald ikke ret meget, og at der var andre, der havde slettet, siger han.
Kun backup i Skatteministeriet
Det satte visse begrænsninger for, hvad Skattesagskommissionen kunne afdække i sagen, forklarer den tidligere kommissionsformand.
Omdrejningspunktet for Skattesagskommissionen var Stephen Kinnocks skattesag, som avisen BT begyndte at skrive om i juni 2010.
Artiklen handlede om, at Helle Thorning-Schmidts mand, Stephen Kinnock, ikke havde betalt skat i Danmark i 2009, men derimod i Schweiz, hvor han havde boet i hverdagene på grund af sit arbejde.
Godt tre måneder senere afgjorde Skat, at Stephen Kinnock ikke var skattepligtig i Danmark.
- Indenfor den periode (juni-september 2010, red.) var det væsentligt dag for dag at se, hvilke overvejelser man gjorde sig i Skat København, og hvilke overvejelser man gjorde sig i Skatteministeriet, og eventuelt hvilke overvejelser man gjorde sig sammen.
- Der havde vi nogle oplysninger om, at der havde været nogle møder, men altså derudover, så kunne vi godt have brugt nogle flere oplysninger, siger Lars E. Andersen.
Men det kunne ikke lade sig gøre, oplyste Skatteministeriet til kommissionen. Også her blev slettede mails nemlig kun gemt i 30 dage i en backup. Herefter var de væk for altid – og altså ikke til at læse for Skattesagskommissionen.
Mønster tegnede sig
Også Statsløsekommissionen, der undersøgte baggrunden for flere ulovlige afslag på statsborgerskab til unge statsløse, løb ind i problemer med slettede mails.
I beretningen fra kommissionen står der:
- Justitsministeriet oplyste i november 2012 på kommissionens forespørgsel, at Integrationsministeriet ikke havde taget en backup af mails i forbindelse med overvejelserne eller beslutningen om at nedsætte en undersøgelseskommission. Slettede mails blev opbevaret elektronisk i 30 dage efter sletningen, hedder det.
Men Skattekommissionens erfaringer viser, at det ikke er tilstrækkeligt at lave en backup af de eksisterende mails, med det samme en kommission bliver nedsat.
Det skete nemlig for Skattesagskommissionens vedkommende – men det var ikke tilstrækkeligt til at undgå slettede mails, forklarer kommissionens formand, Lars E. Andersen:
- I vores situation havde Skatteministeriet selv foretaget en total backup lige omkring det tidspunkt, hvor regeringen bestemte, at der skulle nedsættes en kommission, siger han og forklarer, hvordan der tegnede sig et mønster, da de gennemgik de mange mails:
- Det normale er, at man bruger sin computer hver dag. Og der var der så nogle måneder, hvor der ikke var noget. Der kunne vi se, at man var gået ind og havde slettet rub og stub.
- Vi kunne jo også nogle gange se, at der kunne være medarbejdere, der havde sendt en mail af sted, og den var så ikke i inbox’en hos den, der skulle have modtaget mailen. Det må jo være fordi, den var slettet, siger Lars E. Andersen, der altså havde adgang til visse ikke-slettede mails:
- Men der var nogle huller i. Kan man godt sige.
Fordel med fem år
Hvad kan du sige om de huller?
- Intet. Det der er slettet; jeg ved ikke, hvad det indeholdt. Men jeg går ud fra og håber på, at det ikke var dokumenter, der havde noget med sagsbehandlingen at gøre, men måske noget, der kunne fortælle noget om, hvilke overvejelser man gjorde sig i Skat København og i Skatteministeriet for vores undersøgelses vedkommende der, siger Lars E. Andersen.
Efter at Skattesagskommissionen kom med sin beretning har Skatteministeriet valgt at ændre deres praksis, så de siden 2014 har gemt alle medarbejderes e-mails i fem år i en backup - også dem, der bliver slettet.
Og det er bestemt en fordel for fremtidige kommissionsundersøgelser, mener Lars. E. Andersen.
- Hvis man gemmer alt, så vil det jo have den fordel, at der ikke var de huller, som der var i det materiale, vi fik. For kommissionens arbejde ville det være en fordel, siger han.
Justitsminister Søren Pape Poulsen (V) ønsker selv at minimere de store forskelle, der er på, hvor længe myndighederne gemmer mails i systemerne.
- Det ser mærkeligt ud, at der er så forskellige retningslinjer, også ministerier imellem og blandt styrelser, siger justitsministeren.
- Det kan være meget god praksis at rydde op og få slettet sine mails, på nær dem der skal ligge på sagerne selvfølgelig. Det er også god dataskik, men vi skal have kigget på det. Vi kan ikke have så store forskelle, siger Søren Pape Poulsen.