Mange kender til at lægge en rejseplan, pakke kufferten og booke transport og overnatning til en solo-, venne- eller familietur.
Forestil dig så, at rejsen skal planlægges for flere end 100 musikere, der med pauker, harpe og andre instrumenter skal besøge otte koncerthuse i Tyskland, Belgien, Østrig og Ungarn.
Den opgave har Anne Dueholm Jacobsen, der er produktionsleder i DR Koncerthuset, når DR Symfoniorkestret tager på jubilæumsturné fra den 13. januar og 12 dage frem. Ligesom DR fylder orkestret 100 år i 2025, og jubilæumsåret begynder med den stort anlagte Europa-turné.
Hun begyndte på opgaven tilbage i april:
- Koncerthuset samarbejder med et agentur, der er specialiseret i orkesterturnéer, og sammen med vores repertoireansvarlige, Tatjana (Kandel, red.), har de lavet aftalerne om koncerter og datoer. Min opgave er så at lægge puslespillet: Hvordan ser økonomien ud, hvor skal vi bo, hvordan skal vi rejse, og hvordan overholder vi arbejdstidsreglerne? Så skal man være ude i god tid, når det gælder en gruppe på lidt over 100 mennesker, fortæller Anne Dueholm Jacobsen.
Tør man skifte fly med 100 musikere i Frankfurt?
Hun arbejder med et stort Excel-ark, hvor de forskellige scenarier bliver linet op.
- Turnéen begynder i Berlin. Skal vi derned med fly, tog eller bus? Skal rejserne mellem byerne og landene være med tog, bus eller fly? Hvor meget tid går der med at rejse, bliver der tid nok til, at musikerne kan varme op og være klar til koncerterne? Målet er at give musikerne det bedst mulige udgangspunkt for at spille optimale koncerter, når vi skal besøge nogle af Europas førende koncertsale, der nogle steder er udsolgte. Hertil vil jeg gerne gøre det så behageligt som muligt for musikerne, så jeg er i tæt dialog med dem om mulighederne, siger Anne Dueholm Jacobsen og fortsætter:
- Når man rejser med 100 mennesker, så er der måske tog, vi ikke kan tage med, fordi der ikke er plads. Man skal man overveje, om man tør skifte fly med 100 mennesker i Frankfurt med risiko for, at hvis det glipper, så når vi ikke frem til tiden. Tager vi bussen fra København, bliver rejsen 13 dage i stedet for 12, og det har betydning i forhold til arbejdstidsreglerne. Samtidig skal man overveje, om det er federe at tage derned dagen før den første koncert, eller om det er bedre for musikerne med en dag mere herhjemme før turnéen. De har koncert torsdag og fredag i Koncertsalen, og vi begynder i Berlin mandag. Det handler hele tiden om, hvad der giver bedst mening.
På denne Europa-turné er det endt med, at DR Symfoniorkestret flyver til Berlin og flyver hjem fra Budapest. Transporten mellem byerne og landene foregår i tog og bus. Også her er der ting at tage højde for i planlægningen:
- Vi har for eksempel en bustur fra München i Tyskland til Linz i Østrig, hvor der ikke er rastepladser på vejen, som kan sælge frokost til så stor en gruppe som vores. Så køber vi sandwich og vand med til turen. Jeg undersøger også, om der er spisevogn i togene i forhold til frokost, og om der er kantiner på spillestederne, og om der er tid til at spise aftensmad der – både i forhold til deres åbningstider og koncerterne.
Instrumenter skal ikke smides i indtjekket bagage
Anne Dueholm Jacobsen fortæller, at hun også skal være ude i god tid, når det kommer til overnatningsmulighederne.
- Vi vil gerne være alle sammen på samme hotel, og vi vil gerne bo tæt på venue i koncertbyerne. Så kan musikerne gå frem og tilbage mellem hotel og spillested. Det giver dels dem noget frihed, dels er der en transport mindre at planlægge hvert sted. Vi gør det allermest af hensyn til praktik og logistik, men også for det sociale for musikerne, som får mulighed for at være sammen på hotellet efter koncerterne.
Når det gælder orkestrets mange instrumenter, vil en lastbil designet til formålet køre instrumenterne fra København til Berlin og herfra til koncertstederne og hjem igen fra Budapest. I bilen sikrer man blandt andet, at instrumenterne hele tiden har den rette temperatur.
- Hvis der er nogen, som har et mindre instrument, der kan være i håndbagagen, tager de det måske selv med, men der er for risikabelt at lægge et instrument i en kuffert og smide den i indtjekket bagage, smiler Anne Dueholm Jacobsen.
Hvad nu hvis?
Anne Dueholm Jacobsen har været produktionsleder i DR Koncerthuset med primært fokus på DR Symfoniorkestret i snart tre år. Og forberedelse er afgørende for hende forud for en turné som denne.
- Jeg tænker så vidt muligt alle katastrofetankerne på forhånd og forsøger at få dem løst, inden vi tager afsted. Jeg kan mærke, det ligger og summer i baghovedet, men jeg kan godt sove om natten. Der har været nætter, hvor jeg er vågnet og tænkt: Hvad nu hvis? Men jeg synes, jeg har fået taget det meste i opløbet. Der dukker helt sikkert noget op undervejs, som jeg ikke har tænkt på – forhåbentligt ikke for meget – og så finder jeg en løsning på det. Jeg kommer nok ikke til at sove så meget natten før, vi tager af sted, men det er også en positiv stemning, smiler Anne Dueholm Jacobsen, der for første gang selv skal med DR Symfoniorkestret på turné:
- Jeg glæder mig. Det er som med ferier med venner og kærester: Man lærer folk at kende på en anden måde, og man ser andre sider af hinanden. Det er sjovt at blive løftet ud af de vante rammer. Det giver rum for andre samtaler. Jeg tror også, det bliver meget givende, når vi er hjemme igen. Det er privilegeret at få lov til at arrangere en turné for 100-års-fejringen og opleve de fede koncertsale sammen med et fedt orkester, der tager dansk musik rundt i verden.