Rettelse: Det fremgik af underrubrikken, at der var tale om mails til borgerne, der ikke var nået frem. Det er dog ikke korrekt, da der var tale om mails sendt af medarbejdere i Nyborg kommune til offentlige instanser. Den samme fejl forekom i brødteksten. DR beklager fejlen, som nu er rettet.
Det er en meget alvorlig sag for Nyborg Kommune, at medarbejdere i seks år har sendt 913 mails til flere offentlige instanser, som er blevet blokeret i et sikkerhedsfilter, fordi der i strid med reglerne stod et cpr-nummer i mailens emnefelt.
Sådan lyder det fra Hanne Marie Motzfeldt, der er professor i forvaltningsret og digitalisering på Københavns Universitet, juridisk fakultet.
- Ud fra den anmeldelse, der er lavet til datatilsynet, ser det relativt alvorligt ud. Der er måske et dødsbo, der ikke har kunnet gøres korrekt op, og der er måske nogle sager i familieretshuset om nogle børn, som har manglet nogle oplysninger.
- Det er selvfølgelig meget, meget alvorligt, siger Hanne Marie Motzfeldt.
En aktindsigt, som DR har fået, viser, at 913 mails fra Nyborg Kommune i perioden 2018 til 2024 blev fanget i et sikkerhedsfilter, fordi der stod et cpr-nummer i mailens emnefelt.
Det er i strid med Nyborg Kommunes retningslinjer at skrive et cpr-nummer i emnefeltet, og når det er sket, er det blevet fanget i et sikkerhedsfilter.
Senere er flere af de 913 mails som med forsinkelse er kommet frem, efter de blev gensendt, eller fordi der efterfølgende blev rykket for dem.
Sikkerhedsfilter
Problemet er, at medarbejderen, som sendte mailen, aldrig fik besked om, at den var fanget i et sikkehedsfilter. Medarbejderen troede, at mailen var nået frem.
- Nyborg Kommune har faktisk forsøgt at gøre det rigtige ved at indføre et filter, så man ikke kan transmittere cpr-nummer på usikker vis. De har også forsøgt undervise deres medarbejdere i, hvordan det skal bruges. De har bare ikke gået det sidste skridt, som er, at medarbejderne har brugt det system på den rigtige måde, siger Hanne Marie Motzfeldt.
- Det har så haft nogle ret fatale konsekvenser - i hvert fald set ud fra en juridsk vinkel. Det er kommunens pligt at sørge for, at de meddelelser kommer frem.
Mailfadæsen kommer blot fem uger efter, at Nyborg Kommune måtte undskylde, at 277 mails - blandt andet om akutte børneunderretninger - havnede i en "død" indbakke og lå dér i mere end tre måneder.
E-kurser ikke nok
I den nye sag stammer hver tredje mail ifølge Nyborg Kommune fra den skandaleramte familie- og socialafdeling, og i mindst 11 tilfælde er der tale om alvorlige "hændelser", som har haft konsekvenser for registrerede.
Ifølge Hanne Marie Motzfeldt kunne Nyborg Kommune have garderet sig bedre.
- Hvis man havde sørget for, at der automatisk kom en kvittering til den sagsbehandler, der sendte en mail, så ville sagsbehandleren undre sig, hvis den kvittering ikke kom, siger hun.
Professoren minder om, at det langt fra er nok, at kommuner laver skriftlige retningslinjer og sender sine medarbejdere på e-læringskurser.
- Desværre er det noget, jeg ser oftere og oftere: Man er ikke opmærksom på, at det, der er på papiret, er det samme, der er effektivt i virkeligheden. Her har man lavet nogle skriftlige retningslinjer, som sikkert er druknet i en travl hverdag for medarbejdere med et væld af retningslinjer.
- Så på papiret har kommunen forsøgt at gøre det rigtige - det har bare ikke været effektivt ned i organisationen.
Én fejl er én for mange
Ifølge Nyborg Kommune viser en gennemgang af sagerne, at der i seks tilfælde kan have været konsekvenser for borgere.
Vicekommunaldirektør Anders M. Sørensen siger i en pressemeddelelse, at kommunen har iværksat en ekstern gennemgang af sit IT-område, og at den ser meget alvorligt på sagen.
- Alle datafejl er én for mange, og vi er rigtig ærgerlige over at kunne konstatere to på så kort tid. Men vi finder dem også, fordi vi netop fejlsøger målrettet og grundigt. Det vil vi blive ved med, indtil alle systemer er kigget efter i sømmene, lyder det fra Anders M. Sørensen.